Despre Osim Contact Servicii Publicatii Baze de date Cautare Versiunea
Home
 
 

 
  Activitatea arhivistică în cadrul OSIM  
  Activitatea arhivistică în cadrul OSIM este desfăşurata conform Legii 16 / 1996 a Arhivelor Nationale.  
  Oficiului de Stat pentru invenţii şi Marci are în componenta Directiei CNIS (Colectia Nationala, Informatica şi Servicii),serviciul Colectia Nationala de Brevete, serviciul Informatica, serviciul Sinteze Documentare, serviciul Editura - Tipografie, biroul Biblioteca Tehnică şi Juridică şi biroul Arhiva.
    Păstrarea arhivelor istorice presupune dincolo de vointa şi profesionalism, programe de asigurare materiala şi financiara pentru organizarea şi dotarea specifică a spatiilor de depozitare.

        Prin document de arhiva se întelege un mediu material, în general fragil, pe care a fost înregistrata cel putin o informatie de interes istoric şi care urmează a fi pastrat timp îndelungat sau permanent în aceasta stare sau într-o forma cât mai apropiata de cea originala, într-un depozit protejat.

Oficiul de Stat pentru invenţii şi Marci are o colaborare permanenta cu Arhivele Nationale.

Personalul care îsi desfasoara activitatea în cadrul biroului arhiva a absolvit cursul de formare şi armonizare profesionala, în  cadrul Scolii Nationale de Perfectionare arhivistică.

        Arhiva OSIM gestioneaza aproximativ 200.000 dosare CBI, 40.000 dosare cu brevete regale, aproximativ 2000 dosare de contabilitate, 65.000 dosare de marci nationale, 6.000 dosare de marci internationale, 6.000 dosare DMI.

        Conform Legii 16 / 1996 a Arhivelor Nationale, Oficiul de Stat pentru invenţii şi Marci a avut obligatia înfiintarii Nomenclatorului Arhivistic şi a Comisiei de Selectionare.

        Nomenclator Arhivistic se întocmeste sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de munca, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare. Odata conceput, acesta trebuie aprobat de catre Arhivele Nationale.

        Comisia de Selectionare are rolul de a urmari şi respecta termenele de păstrare a documentelor, prevazute în Nomenclatorul Arhivistic. Selectionarea documentelor se face cu aprobarea Arhiver Nationale.

În cadrul biroului arhiva îsi desfasoara activitatea 6 (sase) persoane, toate avand în dotare  calculator.
 
  Principalele activităţi desfăşurate în cadrul biroului arhiva  
  I. Inventarierea dosarelor din depozitul de arhiva  
  Odata cu înfiintarea în anul 1998 a biroului arhiva, o importanta deosebita este acordata inventarierii tuturor dosarelor existente în cadrul depozitului de arhiva.
Exista o bază de date proprie a arhivei, structurata pe tipul de dosare (invenţii, marci, desene şi modele industriale, dosare de personal, dosare de contabilitate, etc.) şi pe principalele operatii ce se executa: inventar dosare,

imprumuturi dosare, restituiri dosare.

Cu ajutorul acestei baze de date se tine o evidenta foarte sigura şi foarte stricta a tuturor dosarelor din arhiva.

 De la inceputul anului 1999 şi pana la sfarsitul anului 2002, au fost inventariate 140.000 dosare CBI. Aceasta activitate a presupus introducerea datelor pentru fiecare dosar în parte, numarul dosarului, situatia legala, numarul de  brevet corespunzator, clasa, versiunea şi persoana care preda dosarul.

În prezent mai sunt de inventariat aproximativ 60.000 de dosare.
Toate informatiile despre  un dosar se pot afla foarte usor utilizând baza de date - arhiva:

introducând numarul de dosar aflam situatia legala (daca este cazul numarul de brevet), clasa internationala, versiunea, localizarea (daca este imprumutat), data intrarii în depozitul arhivei, persoana care a predat dosarul.

 
  II. Certificarea dosarelor  
  Conform aceleiasi  Legi 16 / 1996 a Arhivelor Nationale, pentru a avea siguranta integritatii unui dosar în momentul iesirii lui din cadrul depozitului de arhiva (a împrumutului), acesta trebuie certificat.
Acest lucru presupune numerotarea tuturor filelor existente în dosar şi atasarea foilor de certificare şi folosire. În foaia de certificare se trec: numarul de pagini certificate, data ertificarii, numele persoanei care a certificat dosarul şi semnatura.

Foaia de folosire reprezinta un istoric al miscarii dosarului, cuprinzand numele tuturor persoanelor care au solicitat dosarul, precum şi data solicitarii.

La restituirea dosarului, după verificarea integritatii acestuia, tot în foaia de folosire se trece data restituirii şi eventual observatii (daca este cazul).

Aceasta foaie de folosire este foarte utila, astfel putand urmarii miscarea unui dosar în timp.
în decursul anului 2002 în cadrul biroului au fost certificate 321.378 pagini.
 
  III. Imprumutul şi restituirea dosarelor în cadrul OSIM  
 

Imprumutul dosarelor din cadrul arhivei se face pe baza unui bon de imprumut , specificăndu-se motivul solicitarii şi perioada de imprumut, ele fiind ridicate după 2 (doua) zile de la data solicitarii.
Pentru inceput se face o verificare a fiecarui dosar de pe bonul de imprumut, în baza de date a arhivei, urmarind daca dosarul exista în depozit sau după caz, daca este imprumutat sau nu a intrat inca în depozitul arhivei.

după certificarea fiecarui dosar, la persoana care a solicitat dosarul se efectueaza operatia de imprumut în baza de date a arhivei, aceasta baza de date fiind structurata după tipul de dosare (invenţii, marci, DMI, personal, contabilitate) şi după operatiile efectuate (imprumuturi, restituiri, intrari noi, etc.)

Pe an se solicita un numar de aproximativ 2750 dosare CBI, 2600 dosare marci, 250 dosare DMI. în anul 2002, numai în primul trimestru s-au imprumutat 2400 de dosare CBI.
La întoarcerea dosarului , după ce se verifica integritatea dosarului,  în baza de date a arhivei se executa operatia de restituire, de la persoana care a solicitat dosarul.

Numai după efectuarea restituirii, urmează ca dosarul sa fie reintrodus în mapa, în cadrul depozitului de arhiva.

 
  IV. Dosare noi intrate în cadrul biroului arhiva  
  In decursul unui an intrarile noi sunt în numar de aproximativ 1500 dosare CBI, 221.500 dosare marci şi 5000 dosare DMI.
Aceste dosare sunt predate pe baza de borderou şi proces verbal de predare - primire.

după verificarea borderoului, dosarele sunt introduse în evidenta bazei de date a arhivei, la categoria intrari noi. Se introduce numarul de dosar, starea legala, numarul de brevet daca este cazul, clasa internationala, versiunea şi persoana care preda dosarul.

Abia după luarea în evidenta, dosarele sunt introduse în depozitul de arhiva.
 
  V. Brevetele regale  
  Biroul Arhiva are o colaborare continua cu atelierul de restaurare, în cadrul biroului arhiva fiind pregatite brevetele regale pentru restaurare.în cadrul arhivei sunt atasate la dosar descrierile de brevet, sunt desprafuite şi certificate dosarele, adaugandu-se foaia de certificare şi de folosire.
Predarea la atelierul de restaurare se face pe baza de semnatura în registrul de intrari - iesiri al arhivei.

după restaurare aceste brevete regale sunt depozitate în cutii speciale, în vederea unei cat mai bune conservari, avand în vedere valoarea şi unicatul acestora.

Pana în prezent au fost restaurate aproximativ 3000 de brevete regale.

 De asemenea, colectia brevetului regal a fost mutata de catre personalul arhivei în strada Ion Ghica nr. 3, unde se lucreaza la clasificarea acestora (aproximativ 40.000 dosare) şi depozitarea lor în cutii de arhivare, în vederea conservarii pana se restaureaza intreaga colectie.
 
  VI. Conservarea depozitului de arhiva  
  în vederea realizarii unei bune conservari, a inceput schimbarea tuturor mapelor în cutii de arhivare. Acestea ofera în timp conditii mai bune de păstrare a dosarelor, fiind confectionate din carton, fara lipituri şi adezivi.
Pana în prezent s-au schimbat aproximativ 2000 de cutii.

         O activitate desfăşurata şi incheiata în cadrul biroului Arhiva a reprezentat-o aducerea colectiei  România la zi, prin completarea cu descrierile de brevete de invenţii lipsa. Descrierile acestor brevete de invenţie se gasesc în dosarele aflate în depozitul de arhiva.
Aceste descrieri sunt xerografiate, copiile intrând în cadrul colectia România.

         Printr-o colaborare a biroului Biblioteca Tehnică şi Juridică şi biroul Arhiva, se lucreaza la elaborarea  unui plan antidezastru, de aplicare în caz de calamitati naturale, cutremure, nundatii, etc.

 
  Atribuţiile personalului de arhiva:  
  1. iniţiază şi organizează activitatea de intocmire a Nomenclatorului Arhivistic în cadrul institutului
2.asigura legatura cu Arhivele Nationale în vederea verificarii şi confirmarii Nomenclatorului Arhivistic

3. urmareste modul de aplicare a Nomenclatorului Arhivistic la constituirea dosarelor

4. verifica şi preia de la compartimente pe baza de inventare şi procese-verbale dosarele constituite

5. asigura evidenta tuturor documentelor intrate şi iesite din depozitul de arhiva pe baza registrului de evidenta curenta

6. seful compartimentului de arhiva este secretarul Comisiei de Selectionare pe care o convoaca ori de cate ori este nevoie, în vederea analizarii unitatilor arhivistice cu termen de păstrare temporar sau expirat şi care în principiu pot fi eliminate

7. intocmeste formele prevazute de lege pentru confirmarea lucrarii de selectionare de catre Arhivele Nationale

8. pune la dispozitie pe baza de semnatura şi tine evidenta unitatilor arhivistice imprumutate compartimentelor în registru de depozit

9. reintegreaza la fond, unitatile arhivistice solicitate şi inapoiate depozitului de arhiva

10. organizeaza depozitul de arhiva după criteriile stabilite prin legislatia arhivistică

11. mentine ordinea şi asigura curatenia în depozitul de arhiva

12. solicita conducerii unitatii dotarea corespunzatoare cu mobilier, rafturi, mijloace PSI

13. informeaza conducerea unitatii şi propune masuri în vederea asigurarii conditiilor corespunzatoare de păstrare şi conservare a arhivei

14. pune la dispozitia inspectorului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuarii actiunilor de controlprivind situatia arhivei.